Abono de un proveedor (factura rectificativa recibida): cómo registrarlo

Un abono es una factura rectificativa: la que emite tu proveedor para corregir una factura que ya te envió. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) le obliga a emitirla en estos casos:

• la factura original no lleva alguno de los datos obligatorios (artículo 15.1);
• el IVA que te cobró estaba mal calculado (artículo 15.2);
• se da una de las causas que, según el artículo 80 de la Ley del IVA, cambian la base imponible: le devuelves envases reutilizables, te hace un descuento o una bonificación después de la venta, la operación queda sin efecto del todo o en parte (por ejemplo, porque le devuelves material), o el precio cambia después de la operación (artículo 15.2).

Tiene que emitirla en cuanto conoce la causa, siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo del IVA o, en los casos del artículo 80, desde que se dio la causa (artículo 15.3). El abono es una factura nueva que identifica la factura que corrige; un solo abono puede corregir varias. Si es por descuentos por volumen de compras, basta con que diga a qué periodo se refiere (artículo 15.4). Puede mostrar el importe de la corrección o cómo quedan las cifras después de ella, pero en ese caso también tiene que mostrar el importe de la corrección (artículo 15.5).

Solo es rectificativa la que se emite por una de esas causas (artículo 15.6). La factura completa que te dan a cambio de una factura simplificada bien hecha (el canje) no es un abono.

Como lo que es: una factura recibida más, con su propia fecha y su propio número. Las facturas que recibes se numeran por orden de recepción y se anotan una por una en el libro registro de facturas recibidas, con su fecha de expedición, el NIF del proveedor, la base, el tipo y la cuota (artículo 64 del Reglamento del IVA). El abono no sustituye a la factura original: los dos se quedan en el libro.

No corrijas ni borres la factura original. Las facturas que recibes se conservan con su contenido original durante el plazo que marca la Ley General Tributaria (artículo 19 del Real Decreto 1619/2012). Lo que cambió lo dice el abono.

Un ejemplo inventado: el 14 de marzo recibes una factura de diez juegos de pastillas por 400,00 € de base y 84,00 € de IVA. El 8 de abril devuelves dos juegos y el proveedor te envía un abono de −80,00 € de base y −16,80 € de IVA, que identifica la factura de marzo. Registras el abono con fecha de abril, por −96,80 €, y la factura de marzo se queda como estaba.

Si dedujiste el IVA de la factura original, corregir esa deducción a la baja es obligatorio (artículo 114.Uno de la Ley del IVA). En qué declaración se corrige depende de la causa del abono (artículo 114.Dos.2º):

• Una devolución, un descuento posterior, una operación anulada o un cambio de precio (las causas del artículo 80), o un error fundado de derecho: en la declaración del periodo en que recibes el abono. La declaración del periodo de la factura original no se toca.
• Otro tipo de error: la ley pide una declaración rectificativa del periodo en que dedujiste el IVA, con el recargo y los intereses de demora que procedan.
• El concurso de acreedores del artículo 80.Tres: la corrección va en la declaración del periodo en que dedujiste, sin recargo ni intereses.

En el ejemplo, la devolución de las pastillas es una operación que queda sin efecto en parte. Recibes el abono en abril, así que los −16,80 € de IVA van en la declaración del segundo trimestre. La del primer trimestre, donde dedujiste los 84,00 €, se queda como está.

Esta guía habla del IVA. Si tu taller está en Canarias y aplica el IGIC, confirma con tu gestor cómo se corrige allí.

El IVA no sigue al dinero: en los casos del artículo 80 se corrige en el periodo en que recibes el abono, tanto si el proveedor te paga al día siguiente como si te lo descuenta meses después. Lo que cambia es qué registras:

El tercer caso no es un abono: el Real Decreto 1619/2012 permite no emitir factura rectificativa cuando devuelves mercancía o envases y el proveedor te hace otro suministro, restando lo devuelto en la factura de ese suministro, siempre que todo lleve el mismo tipo de IVA, aunque el resultado salga negativo (artículo 15.2).

Esta guía no cubre todos los casos. Pregúntale a tu gestor o asesor cuando:

• El abono corrige un error y no viene de una devolución, un descuento, una operación anulada ni un cambio de precio: puede tocar una declaración rectificativa con recargo e intereses.
• El abono llega con el año ya cerrado. El IVA sigue la regla del periodo en que lo recibes, pero cómo afecta a la contabilidad de un año cerrado y a tu impuesto sobre la renta o de sociedades depende de tu caso.
• El proveedor te descuenta el abono al pagarle otra factura y quieres saber cómo reflejarlo en tus cuentas.
• Tu taller está en Canarias y aplica el IGIC en lugar del IVA.
• El proveedor no te envía el abono aunque le devolviste material o te hizo un descuento.

1. Comprueba que el abono identifica la factura que corrige, o el periodo si es un descuento por volumen, y que muestra el importe de la corrección.
2. Regístralo como una factura recibida más, con su fecha, su número y el importe de la corrección, que resta. No toques la factura original.
3. Fíjate en la causa: si es una devolución, un descuento, una operación anulada o un cambio de precio, el IVA se corrige en la declaración del periodo en que lo recibes.
4. Si el proveedor te devuelve el dinero, apunta el cobro cuando llegue. Si te lo descuenta de otra factura, pregúntale a tu gestor cómo reflejarlo.
5. Guarda el abono junto a la factura original y pásale los dos a tu gestor.