Cómo facturar trabajos que cobraste sin factura

El artículo 4.1.a del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) permite expedir una factura simplificada en lugar de una completa cuando su importe no pasa de 400 €, IVA incluido. La reparación de vehículos no está en la lista del artículo 4.2, la que sube ese límite a 3.000 €, así que en un taller el tope es 400 €.

Cada trabajo es una operación distinta, casi siempre de un cliente distinto, y una factura solo junta operaciones de fechas distintas si son de un mismo destinatario (artículo 13, más abajo). Por eso cada trabajo va en su propia factura simplificada, y cada una tiene que quedar dentro de los 400 €. La simplificada no lleva los datos del cliente (el artículo 7.1 no los pide), así que puedes emitirla aunque no sepas a quién le hiciste el trabajo. Solo tiene que llevar su NIF y su domicilio si el cliente te los exige: un empresario o profesional, o un particular que los necesite para ejercer un derecho fiscal (artículos 7.2 y 7.3).

Un trabajo de más de 400 € no cabe en una simplificada. Necesita una factura completa con los datos del cliente que pide el artículo 6. Si no los tienes, habla con tu gestor antes de facturarlo.

Toda factura simplificada lleva su fecha de expedición (artículo 7.1.b) y, cuando es distinta, la fecha en que se hizo la operación (artículo 7.1.c):

• Fecha de expedición: el día en que emites la factura, es decir, hoy. No la pongas atrás.
• Fecha de operación: el día en que hiciste el trabajo.

Un ejemplo inventado: cambiaste unas pastillas de freno el 3 de marzo y cobraste 180 € sin factura. Si emites la factura el 20 de octubre, lleva el 20/10/2026 como fecha de expedición y el 03/03/2026 como fecha de operación, por 180,00 € con el IVA incluido.

El artículo 11.1 pide expedir la factura en el momento de hacer la operación, o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal. Una factura de un trabajo de hace meses llega tarde, y por eso la fecha de operación tiene que ser la real.

Sí. El artículo 7.1.a permite expedir facturas simplificadas en series separadas cuando hay razones que lo justifiquen, y dentro de cada serie la numeración tiene que ser correlativa. Una serie solo para estos trabajos (por ejemplo «CV», de clientes varios) los separa del resto de tus facturas simplificadas, y a tu gestor le resulta fácil encontrarlos.

Lo que no puedes hacer es mezclar en la misma serie facturas simplificadas y facturas completas del mismo año: el mismo artículo obliga a llevarlas en series separadas.

Juntar todo lo cobrado en una factura, por ejemplo una por mes y a nombre de nadie, no sirve. Una factura completa tiene que llevar el nombre del destinatario, entre otros datos (artículo 6.1.c), y solo es factura la que lleva todos los datos de ese artículo (artículo 6.4). Una factura global sin cliente no los lleva.

Juntar en una sola factura operaciones de fechas distintas solo lo permite la factura recapitulativa del artículo 13, y tampoco sirve aquí:

• tiene que ser para un mismo destinatario, así que no puede juntar los trabajos de clientes distintos;
• solo junta operaciones de un mismo mes natural, y se expide como máximo el último día de ese mes, o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es un empresario o profesional (artículo 13.2).

Facturar hoy no cambia cuándo hiciste el trabajo. Si esos ingresos son de trimestres o años que ya declaraste, cómo regularizarlos lo decide tu gestor o asesor: depende de tu caso. Esta guía no lo resuelve. Enséñale la lista de trabajos con sus fechas antes de emitir las facturas.

En el libro registro de facturas expedidas, tu gestor puede anotar estas facturas una a una o con un asiento resumen (artículo 63.4 del Reglamento del IVA). El asiento resumen agrupa facturas numeradas seguidas y expedidas el mismo día, siempre que no tengan que identificar al destinatario y que el IVA de todas se haya devengado en el mismo mes natural. Por eso conviene emitir seguidas las facturas de los trabajos de un mismo mes.

1. Haz la lista de los trabajos que cobraste sin factura: la fecha, qué hiciste y el importe que cobraste con el IVA incluido.
2. Enséñasela a tu gestor antes de emitir nada: él decide cómo declarar los periodos pasados.
3. Aparta los trabajos de más de 400 €: necesitan una factura completa con los datos del cliente.
4. Emite una factura simplificada por cada trabajo, ordenados por fecha, con hoy como fecha de expedición y el día del trabajo como fecha de operación, en la serie que hayas elegido.
5. Pásale las facturas a tu gestor para el libro registro.